Belakangan ini, sejalan dengan perkembangan fokus dalam manajemen dan industri dari aktivitas pengendalian ke aktivitas penjamian terhadap mutu, membuat saya berpikir untuk membedakan makna antara kedua istilah tersebut.

Perbedaan itu bisa kita lihat dari beberapa sisi sebagai berikut

DARI SISI TANGGUNGJAWAB

Dalam perspektif sistem, kita mengenal adanya pemilik sistem.  Dalam perspektif sistem kita juga mengenal pelaku (agent) dari sistem. Pemilik sistem bertanggungjawab untuk memastikan sistem bekerja sesuai dengan misi ia dibuat. Agent dari sistem adalah pelaksana yang membentuk sistem yang bekerja tersebut.

Penjaminan (Assurance) : tanggungjawab dipikul oleh Pemilik Sistem

Control (Pengendalian): tanggungjawab dipikul oleh Pelaksana (Agent) dari sistem

perbedaan ini, menjadikan kontrol lebih dekat kearah pengelolaan pekerjaan, sedangkan pengendalian mengarah pada tanggung jawab kepemimpinan baik internal dan eksternal.

Sesuatu yang dibawa ke ranah penjaminan membutuhkan fokus dan komitmen pemilik sistem yang perlu membangun tata kelola sistem dan memastikan sistem yang dimiliki berjalan seperti yang diharapkan. Sedangkan jika dibawah hanya sampai pengendalian, pemilik sistem hanya memastikan apakah sudah berjalan sesuai design atau belum pelaksanaannya.

Pengendalian lebih fokus pada proses pelaksanaan, sedangan penjaminan disamping proses (internal) dia juga akan fokus pada perubahan eksternal. Karena penjaminan melayani visi dan misi, sedangkan pengendalian melayani output dari proses.

Secara sistem, perubahan sistem (sistem dinamis) membutuhkan level sampai dengan penjaminan, karena perubahan tersebut harus melayani survival dan keberlanjutan. Sedangkan pengendalian melayani rancangan sehingga yang dibutuhkan adalah kesesuaian antara rancangan dengan keluaran.

important.

ketika kita ingin melakukan penjaminan, maka kita harus memastikan apakah aktivitas pengendalian kita sudah berjalan. Karena didalam Governance terdapat Manajemen. Sehingga memulai, mulailah bagaimana mengelola, sebelum membangun tata kelola. Mulailah dari pengendalian sistem baru berkembang ke arah penjaminan sistem.

DARI SISI PELAKSANA

Seperti yang telah dijelaskan di atas, pelaksana pengendalian sistem adalah pelaku sistem (total qulity control atau total quality management). Artinya, butuh keterlibatan seluruh komponen sistem untuk melakukan ini. Fokus keseluruhan elemen atau agent dalam sistem adalah memastikan sistem berjalan sesuai proses dan output yang dijalankan sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan.

Bagaimana dengan perubahan eksternal yang menentukan keberlanjutan bisnis atau usaha. ini bukan lagi tanggung jawab manajemen saja tapi juga merupakan tanggung jawab pimpinan. Nah untuk memastikan bahwa internal bermutu dan sejalan dengan perubahan eksternal, kita perlu jaminan keberlangsungan ini. Bukan hanya jaminan mutu namun juga jaminan bahwa perubahan akan tetap berlangsung.

Artinya, pelaksana dari penjaminan adalah yang utama adalah pimpinan dan didukung oleh jajaran kabinet kerjanya (manajemennya), sedangkan pelaksa dari pengendalian adalah sampai tingkat manajemennya.

DARI SISI PROSES

Dilihat dari sisi proses, proses pengendalian menyatu atau dekat dengan proses utama organisasi. sedangkan proses penjaminan tidak hanya harus dilekatkan dengan proses utama, namun juga harus dapat memfasilitasi dan memprogram bagaimana perubahan itu terjadi.

Jadi proses penjaminan lebih luas daripada proses pengendalian.

1. proses utama    (pengendalian dan penjaminan)

2, proses pengendalian mutu (pengendalian dan penjaminan)

3. proses perubahan 1 (1st order learning) yaitu perubahan proses dengan ouput yang sama (penjaminan dan pendendalian)

4. proses perubaha 2 (2nd order learning) yaitu perubahan sistem termasuk perubahan otuput (penjaminan)

5. proses perubahan 3 (learning to learn) yaitu mengelola perubahan (knowledge as flow) (penjaminan).

SALAH KAPRAH

1. Pernahkah kita mendengar tentang jaminan kesehatan? menurut saya, itu tidak sesuai karena yang sebenarnya dilakukan adalah pengendalian kesehatan, dimana yang bekerja adalah bagaimana kesehatan bisa diperoleh dari yang tidak sehat. Jika jaminan yang dilakukan, maka orang yang sehat tidak boleh sakit, ini yang harus dilakukan. Jadi Instrumentasi kesehatan akan diberi finalti jika banyak yang sakit, bukan malah sebaliknya, instrumen kesehatan seperti rumah sakit, dokter, dan lain – lain justru menikmati keuntungan dengan bertambahnya yang sakit.

Jika kita pakai jaminan pada kesehatan, maka yang berkerja itu instrument kesehatan untuk memastikan tidak ada yang sakit, bukan dibalik, bahwa yang sakit yang datang sehingga mereka tidak lebih dari customer, dan instrument kesehatan membuat mereka as business as usual.

2. Pernahkah kita dengar tentang jaminan kerja?, menurut saya yang dilakukan bukan jaminan kerja melainkan pengendalian kerja. karena jika jaminan kerja yang dilakukan, maka yang terjadi adalah jika orang tidak berkerja maka diberi finalti, bukan sebaliknya. karena jika ini yang dilakukan maka pelaksana dan tanggung jawab itu ada di pimpinan bukan di pelaksana sistem.

LEASON LEARN

Ternyata istilah penjaminan dan pengendalian memiliki makna yang berbeda dimana penjaminan memiliki makna yang lebih luas.  Dan hari ini, ketika kita masih bermasalah dengan proses pengendalian, maka pertanyaannya apakah pantas kita mengatakan bahwa kita sudah menjaminkan bahwa proses kita sudah yang terbaik.

Semoga bermanfaat.